La majorité des salariés français font régulièrement des voyages d’affaires dans les quatre coins du globe pour élargir leur zone d’activité. Aussi, de nombreux commerciaux partent chaque année à la rencontre de nouveau territoire, de nouveaux clients, partenaires, pour élargir leur connaissance ainsi que leur entreprise. Est-il donc toujours nécessaire de faire des voyages d’affaires avec ces avancées technologiques ?
Comment organiser un voyage d’affaires ?
Organiser un voyage d’affaires nécessite quelques préparations à l’avance pour éviter les surprises. En effet, étant donné que vous allez effectuer un voyage professionnel et non pas partir en vacances, diverses formalités, divers papiers sont utiles lors de votre voyage. Avant de vous embarquer dans un voyage d’entreprise, vous devez d’abord bien planifier votre séjour selon votre destination. Pour cela, vous devez définir le nombre de participants, le budget correspondant, les différents lieux de destination, les documents officiels nécessaires, le type de séjour que vous allez faire (séminaire, réunion, formation, congrès …). Dans le cas où vous organiseriez vous-même votre voyage professionnel, vous devez penser à faire une réservation à l’avance, à assurer votre santé avec différentes sortes de vaccins. Vous pouvez même emporter une petite trousse de secours et souscrire à une assurance maladie ou assurance mission professionnelle avant de partir. Ainsi, en cas d’accident, ce sera votre assurance qui prendra en charge vos remboursements ainsi que les divers frais d’hospitalisation. Comme il s’agit d’un voyage d’entreprise, vous devez impérativement penser à photocopier tous les documents qui vous sont utiles (pièces d’identité, passeport, Visa …) et à enregistrer tous vos supports professionnels.
Voyages d’affaires : en quoi cela consiste-t-il ?
Un voyage d’affaires ou voyage professionnel consiste en un déplacement individuel ou collectif dans le cadre d’une mission professionnelle. Lorsque vous effectuez des activités d’entreprise en dehors de votre lieu de travail habituel et de votre domicile, on parle alors de voyage d’affaires. Ce voyage peut s’effectuer soit hors de votre territoire ou en interne, mais de façon temporaire. La durée du voyage peut varier selon le type d’activité qui vous a été confié. Généralement, cela peut prendre aux minimums vingt-quatre heures jusqu’à plusieurs mois. Il existe différents types d’activités que vous pouvez faire lors d’un voyage professionnel : rencontres directes avec les clients, réunions professionnelles, congrès, séminaires, suivis des relations client, formation, lancement d’un lieu de vente … On distingue également plusieurs sortes d’employés qui peuvent effectuer ce genre de voyage : techniciens, commerciaux, cadres, communicateurs, responsables de production …
Quels avantages d’effectuer des voyages d’affaires ?
Les voyages d’affaires sont surtout bénéfiques pour les entreprises disposant de salariés internes, qui travaillent dans leurs locaux et non à domicile. Il est d’autant plus important d’effectuer des voyages d’affaires que de faire des conférences en ligne, même si le monde devient de plus en plus connecté. Lors d’un voyage professionnel, vous avez l’avantage de voyager gratuitement, paisiblement et en toute sécurité, car tous les frais de déplacement sont pris en charge par votre société. Ces genres de voyage vous offrent l’occasion de créer et de favoriser vos interactions personnelles. Vous pouvez ainsi agrandir vos relations professionnelles, rencontrer de nouvelles personnes pour compléter votre carnet d’adresses, apprendre de nouvelles cultures, visiter d’autres pays, d’autres régions. Selon les études effectuées, plus de 60 % des salariés qui ont fait des voyages d’affaires ont eu des impacts très positifs sur leur travail. La rencontre directe avec les clients et les partenaires renforce la confiance, et l’échange dans le cadre du travail. Il est effectivement difficile pour une entreprise de grande envergure de faire confiance à un collaborateur virtuel surtout s’il s’agit d’une signature d’un gros contrat commercial ou lorsque cela concerne un nouveau partenariat. Durant votre voyage, vous avez la possibilité de négocier directement avec vos partenaires commerciaux.
Les voyages professionnels présentent-ils des risques ?
Un voyage d’affaires peut présenter des risques pour le salarié ainsi que pour l’entreprise. Le voyage fréquent d’un employé peut causer du stress et de la fatigue, ce qui peut entraîner une baisse de la productivité. Un salarié fatigué est moins réactif et moins productif sur le terrain. Il est à noter aussi que le déplacement, l’organisation, et les rendez-vous avec les différentes sortes de partenaires que vous allez rencontrer au cours de votre voyage demandent plus d’efforts (physique et intellectuel). De ce fait, si vous ne vous y êtes pas préparé, votre voyage professionnel peut virer au cauchemar. La durée du voyage peut également avoir un impact sur votre santé. En effet, le manque de sommeil, les dépressions nerveuses, les maladies, les inquiétudes, les risques d’accidents routiers sont parmi tant d’autres inconvénients qui peuvent se présenter durant votre voyage. D’ailleurs, c’est pour cette raison que les voyages d’affaires sont indemnisés par les entreprises afin d’assurer leur salarié. Sur le plan familial, le voyage professionnel provoque une instabilité au niveau de votre famille à cause de votre absence fréquente.